La factura és la xifra més petita d’aquesta història.

La majoria d’empreses trien fotògraf d’esdeveniments corporatius pel preu i la disponibilitat, i aquí s’acaba la decisió. El cost real apareix més tard, repartit en diverses partides que ningú relaciona amb la reserva original: una repetició de sessió feta amb presses, una cerca urgent de banc d’imatges abans de lliurar una presentació, una pàgina de perfils que encara mostra algú que va deixar l’empresa fa un any. Res d’això s’atribueix a “vam triar malament el fotògraf”, perquè quan apareix, l’esdeveniment en si ja s’ha oblidat.

Aquí és on apareix realment aquest cost i per què triga mesos a notar-se.

Les fotos que ningú vol fer servir

Il·luminació genèrica, poses incòmodes i una galeria que s’assembla a qualsevol altra galeria d’esdeveniments corporatius. Ningú ho diu en el moment. El que passa en realitat és més silenciós: l’equip de màrqueting obre la carpeta unes setmanes després, necessita alguna cosa per a una publicació a LinkedIn o una diapositiva, i simplement no hi recorre. En un mes, aquest mateix equip torna a pagar per un banc d’imatges, amb gent genèrica en oficines genèriques, perquè les fotos reals de l’esdeveniment real no diuen res específic sobre l’empresa.

Aquest és el primer cost, i no apareix en cap factura: una galeria completa d’un esdeveniment real, sense fer servir, mentre el banc d’imatges es converteix en l’opció per defecte.

El buit de drets d’ús que apareix en una reunió de màrqueting

Aquest té un moment molt concret. Algú de l’equip de màrqueting vol impulsar una publicació, o fer servir una foto de l’esdeveniment en un anunci de pagament, i pregunta si això està permès. Ningú recorda haver-ho comprovat. El contracte, si és que n’hi va haver, no menciona l’ús publicitari en cap moment, només “ús personal i promocional”, que sona ampli i no ho és.

Ara cal triar: fer servir la imatge igualment i confiar que no passi res, pagar una llicència ampliada després si el fotògraf fins i tot l’ofereix, o descartar la idea en silenci i fer servir una altra cosa. Les tres opcions costen més, en diners o en una idea aparcada, del que hauria costat confirmar els drets d’ús en el moment de la reserva.

Els retrats corporatius que mai es van arribar a fer

Els retrats corporatius són el típic “ja ho farem la propera vegada”. Es fotografia un equip en un esdeveniment, algú comenta que mitja plantilla directiva encara té fotos de fa tres càrrecs, i tothom hi està d’acord que cal fer retrats “la propera vegada”. Aquesta propera vegada rarament arriba com a reserva independent. S’intenta encabir en el següent esdeveniment, que es posposa, i es converteix en sis mesos, o un any, amb un web i un perfil de LinkedIn que mostren persones que ja han canviat de càrrec, han deixat l’empresa, o simplement ja no s’assemblen a aquella foto.

La solució costa menys del que la majoria pensa: reservar només quinze minuts per persona dins d’un esdeveniment que ja s’està contractant surt molt més barat que organitzar una sessió a part més endavant. Però cal planificar-ho en el moment de la reserva, no tractar-ho com un afegit d’última hora que ningú té temps de gestionar.

Ref.: Els nostres serveis de fotografia d’esdeveniments

El moment que no es va captar

Tot esdeveniment corporatiu té un o dos moments que importen més que la resta: la frase de la ponència que connecta amb el públic, el premi que s’entrega, la encaixada de mans que tanca alguna cosa real. Treballar amb una sola càmera i sense suport és apostar que res falla just en aquests moments. De vegades l’aposta surt bé. De vegades falla una targeta, s’esgota una bateria en el pitjor segon, o l’únic fotògraf de la sala és al costat equivocat de l’escenari quan passa, i no hi ha un segon angle, ni un arxiu de suport, ni una segona oportunitat.

Sis mesos després, ningú recorda la fallada de la càmera. Només recorden que no hi ha una bona foto del moment del qual tothom continua parlant.

Ref.: Consulta els nivells de cobertura que inclouen un segon fotògraf

El que tot això suma

Cap d’aquests costos apareix com una partida en un pressupost. Apareixen com una marca lleugerament menys coherent entre canals, un equip de màrqueting que recorre en silenci al banc d’imatges, una pàgina de directius amb aspecte desactualitzat, i un buit a l’arxiu just on hauria d’estar la millor història. Cadascun per separat sembla prou petit per passar-lo per alt. Junts, al llarg de sis mesos, sumen una empresa que sembla menys cuidada del que realment és, per motius que ningú sap assenyalar del tot.

La solució no és complicada. Consisteix a confirmar el temps de lliurament, els drets d’ús, l’equip de suport i la planificació dels retrats corporatius abans de la reserva, no després de l’esdeveniment, quan ja és tard per preguntar.

Preguntes freqüents

Com sé si els drets d’ús d’un fotògraf cobreixen realment la publicitat de pagament?

Pregunta-ho directament i aconsegueix-ho per escrit abans de l’esdeveniment, no després. “Ús personal i promocional” no és el mateix que una llicència per a publicitat de pagament. Si un fotògraf no pot respondre amb claredat, dona per fet que la resposta és no i té en compte el cost d’una llicència a part si la necessitaràs.

De debò val la pena pagar un segon fotògraf en un esdeveniment corporatiu?

Per a qualsevol esdeveniment amb sessions paral·leles, diversos escenaris, o un moment de ponència principal que no es pot repetir, sí. Un únic punt de fallada va bé fins que deixa d’anar bé, i no hi ha manera de saber per endavant en quin esdeveniment passarà.

Amb quanta antelació cal reservar els retrats corporatius?

En el moment de reservar el mateix esdeveniment, no com una petició d’última hora el mateix dia. Reservar encara que sigui un petit bloc de temps per endavant és molt més eficient que intentar encabir els retrats en una agenda que no estava pensada per a ells.

Quin és un temps de lliurament raonable per demanar?

Selecció sense editar immediatament després de l’esdeveniment per a premsa o xarxes el mateix dia, i galeria completa editada en una o dues setmanes. Si un fotògraf no es pot comprometre amb un número, això també cal tenir-ho en compte a l’hora de decidir.

Contacta amb The Ritzy Pixie

Telèfon/WhatsApp: +34 636 680 001
Correu: contact@theritzypixie.com
Ref.: Posa’t en contacte abans de reservar el teu proper esdeveniment